7 bước để lập kế hoạch hành động cho chiến lược kinh doanh của bạn
Việc lập kế hoạch có thể trở nên tồi tệ vì nhiều lý do, nhưng một trong những lý do phổ biến nhất là kế hoạch hành động được thiết kế hoặc thực thi kém. Công cụ này - đầu ra cốt lõi của hoạch định chiến lược - đôi khi chỉ đưa ra những gợi ý mơ hồ hoặc những mục tiêu cao cả mà không có các bước rõ ràng để đạt được chúng. Các sáng kiến cũng có thể không thực tế và được phát triển mà không có sự tham vấn của nhóm hoặc mua lại .
Nyron Drepaul , Cố vấn Kinh doanh Cấp cao của BDC's Advisory Services, người tư vấn cho các công ty về lập kế hoạch chiến lược cho biết: “Kế hoạch hành động là trọng tâm của một kế hoạch chiến lược.
“Nó phải đưa ra các hành động chiến thuật cụ thể nhằm thực hiện các mục tiêu chiến lược của công ty. Một số kế hoạch chiến lược chỉ đưa ra các khuyến nghị cấp rất cao mà không có các bước cụ thể. Doanh nhân cần biết chính xác mình phải làm gì tiếp theo, một khi kế hoạch đã hoàn thành ”.
"Không có kế hoạch nào tồn tại trong lần tiếp xúc đầu tiên với thực tế. Kế hoạch hành động phải được cập nhật liên tục . Đừng tiếp tục thực hiện một kế hoạch mà bị các sự kiện vượt qua."Nyron Drepaul
Cố vấn Kinh doanh Cấp cao, Dịch vụ Tư vấn BDC
Drepaul đưa ra bảy mẹo để tạo một kế hoạch hành động thành công.
1. Tham gia vào nhóm từ sớm
Mức độ tham gia vào nhóm sẽ ảnh hưởng đến thành hoặc bại của kế hoạch hành động. Mọi người nên tham gia ngay từ đầu khi bạn phát triển kế hoạch hành động và các yếu tố khác của kế hoạch chiến lược.
“Chủ sở hữu không thể làm điều đó một mình,” Drepaul nói. “Ủy quyền và trách nhiệm giải trình là chìa khóa. Một số chủ sở hữu cố gắng tự mình tạo ra một kế hoạch chiến lược mà nhóm của họ không tham gia. Đó là cách làm cũ, có nguy cơ thất bại cao, đặc biệt nếu họ bị bận việc khác. Một nhà lãnh đạo giỏi đạt được kết quả nhờ làm việc theo nhóm ”.
Các nhà quản lý tham gia vào việc lập kế hoạch chiến lược nên brainstorm (động não) với nhóm của họ về các dự án và các bước cụ thể để đưa vào kế hoạch hành động và cách thực hiện chúng. Giải pháp là lấy nhiều ý tưởng tuyệt vời, chọn lọc để nhặt ra những ý tưởng quan trọng, lập một danh sách ngắn để nghiên cứu chi tiết, sau đó tập trung vào một vài hành động chính có tiềm năng lớn nhất giúp công ty đạt được các mục tiêu chiến lược và trạng thái mong muốn trong tương lai.
Drepaul nói: “Mục đích không phải là tạo ra một danh sách đầy đủ mọi thứ cần làm. “Ý tưởng là ưu tiên các hành động để chuyển từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn trong tương lai và thu hẹp khoảng cách giữa hai điều này”.
Tham gia vào nhóm của bạn giúp đảm bảo các ý tưởng tốt nhất được xem xét và nhân viên có mặt để thực hiện. “Những người ở tiền tuyến đôi khi có những ý tưởng tốt nhất để lập kế hoạch và thực hiện. Drepaul nói: Bạn sẽ nhận được sự ủng hộ của đội ngũ tốt nhất nếu càng nhiều nhân viên chủ chốt tham gia càng tốt.
2. Liệt kê chi tiết cụ thể cho từng hành động
Kế hoạch hành động thường được trình bày dưới dạng bảng tính một trang liệt kê các sáng kiến theo chức năng. Các hành động có thể là các dự án đơn giản thực hiện một lần (ví dụ: thuê một người mới), các hành động có thể lặp lại (ví dụ: bắt đầu đánh giá hàng tháng về chi phí thực tế so với ước tính) hoặc một dự án lớn hơn (ví dụ: chuyển đổi trang web thành một trang thương mại điện tử ).
Đối với mỗi hành động, bảng tính liệt kê một chỉ số hiệu suất chính, tên của những người chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào sáng kiến và tiến trình thực hiện. Bảng tính cũng có thể chỉ định mức độ ưu tiên cho sáng kiến (thấp, trung bình hoặc cao).
Các mô tả chi tiết hơn về các hành động thường xuất hiện ở những nơi khác trong kế hoạch chiến lược. Kế hoạch hành động là một bản tóm tắt dễ đọc về các sáng kiến này, mà nhóm của bạn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo nhanh, cũng như để theo dõi tiến độ.
3. Bao gồm một dòng thời gian
Các kế hoạch hành động thường bao gồm 12 tháng . Đối với mỗi sáng kiến, bảng tính bao gồm một cột cho mỗi tháng để liệt kê những việc cần phải thực hiện trong cả năm. Các cột bổ sung được đưa vào cho mỗi quý của những năm còn lại của kế hoạch chiến lược (các kế hoạch chiến lược thường bao gồm tổng cộng từ hai đến ba năm).
4. Chỉ định tài nguyên
Nhiều kế hoạch hành động không thành công vì chúng không phân bổ nguồn nhân lực và tài chính thích hợp để hoàn thành các sáng kiến. Đảm bảo dành đủ thời gian, hỗ trợ, đào tạo và ngân sách.
Kế hoạch hành động phải rõ ràng về trách nhiệm của nhân viên đối với từng sáng kiến. Điều này có thể có dạng ma trận RASCI:
- Có trách nhiệm — ai thực hiện hành động.
- Có trách nhiệm — người giám sát hành động, thường là trưởng nhóm (“R” và “A” có thể là cùng một người, đặc biệt là trong một công ty nhỏ hơn).
- Hỗ trợ — ai cung cấp hỗ trợ.
- Được tư vấn — ai nên được tư vấn trong quá trình thực hiện. Ví dụ, giám đốc tài chính có thể cần cung cấp thông tin tài chính.
- Được thông báo — những người cần được thông báo về tiến độ hoặc quyết định, chẳng hạn như người cao cấp hoặc người đứng đầu bộ phận bị ảnh hưởng.
5. Thiết lập quy trình theo dõi và đo lường
Kế hoạch hành động cần nêu rõ các biện pháp để theo dõi việc thực hiện. Đây có thể là các mốc quan trọng (chẳng hạn như hoàn thành một nhiệm vụ) hoặc các thước đo có thể định lượng được (chẳng hạn như doanh thu, tỷ suất lợi nhuận hoặc thị phần).
Ngoài ra, hãy quyết định cách bạn sẽ theo dõi kế hoạch hành động để đảm bảo các bước được thực hiện. Điều này có thể bao gồm báo cáo nội bộ và các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về tiến độ. Các cuộc họp thường được tổ chức hàng tháng, với đánh giá sâu hơn mỗi quý. Các cuộc họp giúp bạn ghi nhận và khen thưởng những thành công của nhân viên, xác định vị trí bạn đã tụt hậu và nghiên cứu lý do để bạn có thể thực hiện hành động khắc phục.
6. Truyền đạt kế hoạch
Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức được kế hoạch hành động và vai trò của họ trong việc thực hiện nó. Giải thích lợi ích của nó cho nhân viên và tổ chức.
“Điều quan trọng là nhóm của bạn phải biết rằng kế hoạch hành động là thành phần chiến thuật của chiến lược kinh doanh tổng thể của bạn, nhằm mục đích cải thiện hiệu suất của công ty,” Drepaul nói.
“Họ cần nghe điều đó từ ban quản lý và xem các liên kết. Mọi người có thể chống lại sự thay đổi, nhưng họ phải được thông báo rằng thay đổi là không thể tránh khỏi và cần thiết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Họ cần được đảm bảo rằng kế hoạch sẽ không hoàn toàn bị gián đoạn và nó sẽ diễn ra từng bước một. Bạn cần giải quyết mối quan tâm của mọi người và khiến họ cảm thấy thoải mái với những thay đổi ”.
7. Giữ cho kế hoạch tồn tại
Một kế hoạch hành động không được viết bằng đá. Nó phải nhanh nhẹn, linh hoạt và phản ứng nhanh với các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện và những thay đổi của cảnh quan bên ngoài và bên trong. Bạn có thể cần phải sửa đổi các hành động, ưu tiên hoặc thậm chí là các mục tiêu lớn hơn của mình. Thường xuyên yêu cầu phản hồi từ nhóm của bạn.
“Không có kế hoạch nào tồn tại được lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế,” Drepaul nói. “Kế hoạch hành động phải được cập nhật liên tục. Đừng tiếp tục làm việc với một kế hoạch bị vượt qua bởi các sự kiện. "
Khi một năm kết thúc, hãy bắt đầu nói chuyện với nhóm của bạn về việc phát triển một kế hoạch hành động mới cho 12 tháng tới , rút ra những bài học bạn đã học được.
Drepaul nói: “Thảo luận về kế hoạch hành động thường xuyên là một cách tốt để giữ cho kế hoạch chiến lược của bạn luôn tồn tại và đi đầu trong tâm trí và sự chú ý của mọi người. “Hãy nói về nó ở bất cứ đâu bạn có thể. Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm về những hành động mà họ phải thực hiện. Bạn muốn kế hoạch trở thành một phần trong công việc hàng ngày của mọi người và không được hiểu là một dự án đặc biệt để thực hiện khi bạn có thêm thời gian ”.
Nguồn BDC CA
Nhận xét
Đăng nhận xét