Cách viết một kế hoạch chiến lược

Hãy lưu ý, một kế hoạch chiến lược thành công phải dễ hành động và dễ hiểu

 

Một kế hoạch chiến lược là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Nó cho bạn và nhóm của bạn biết bạn đang đi đâu với tư cách là một công ty và làm thế nào để đạt được điều đó.

Nhưng nhiều doanh nghiệp trải qua quá trình lập kế hoạch chiến lược tốn thời gian và tốn kém, chỉ để thấy mình có một kế hoạch bị bỏ qua hoặc chỉ nhìn lướt qua mỗi năm một lần. Một lý do phổ biến là bản thân kế hoạch không được viết đúng cách.

Một kế hoạch chiến lược phải cung cấp cho bạn và nhóm của bạn một lộ trình đơn giản, rõ ràng về những việc cần làm tiếp theo. Trọng tâm của nó nên là một danh sách ưu tiên các ý tưởng tốt nhất của bạn và các bước cụ thể để đạt được mục tiêu của công ty bạn.

Devesh Dwivedi , Cố vấn kinh doanh cấp cao của BDC's Advisory Services, người chuyên tư vấn cho các doanh nghiệp về lập kế hoạch chiến lược , cho biết: “Một kế hoạch chiến lược phải dễ thực hiện và dễ hiểu để nhóm của bạn có thể thực hiện nó và sử dụng nó như một tài liệu tham khảo hàng ngày .

“Kế hoạch không nên mang tính hàn lâm hay mắc kẹt trong lý thuyết. Nó phải được đúc kết đến những điều cơ bản để mọi người hiểu rõ mục tiêu của bạn là gì và những hành động nào là cần thiết từ mỗi nhân viên ”.

“Lập kế hoạch chiến lược là việc tìm kiếm một danh sách ngắn các dự án có tác động cao nhất . Đó là một bộ lọc.”

Devesh Dwivedi

Cố vấn Kinh doanh Cấp cao, Dịch vụ Tư vấn BDC

 

Dwivedi đưa ra lời khuyên này về những gì một kế hoạch chiến lược nên có và cách viết nó. Sau mỗi bước, Dwivedi chuẩn bị một báo cáo để tổng hợp cuộc thảo luận và những phát hiện chính. Báo cáo này sau đó được xác nhận với Giám đốc điều hành và các nhân viên chủ chốt và mọi thông tin đầu vào được tích hợp trước khi công việc bắt đầu ở bước tiếp theo.

Quy trình hoạch định chiến lược là gì?  

Kế hoạch chiến lược thường bao gồm bốn yếu tố. Dwivedi viết chúng theo thứ tự sau:

1. Phần hiện trạng

Dwivedi bắt đầu bằng cách chuẩn bị một phần về tình trạng hiện tại của công ty, phần này trả lời câu hỏi: "Chúng ta đang ở đâu?"

Phần trạng thái hiện tại dài khoảng 15 đến 20 trang và bao gồm:

·         Tổng quan về công ty - các cột mốc và thành tựu trong quá khứ, sản phẩm hoặc dịch vụ hiện tại, thị trường, năng lực chính, phân tích tài chính, hiệu suất bán hàng và xu hướng trong những năm gần đây, các chỉ số hoạt động chính hiện tại

·         Phân tích chiến lược về môi trường bên trong và bên ngoài - điều này có thể bao gồm:

·         Cơ cấu tổ chức hiện tại, các tuyên bố về tầm nhìn và sứ mệnh và chuỗi giá trị

·         Thách thức theo bộ phận

·         Biểu đồ phân tích PESTEL xác định các yếu tố bên ngoài hoặc vĩ mô ảnh hưởng đến doanh nghiệp (PESTEL là từ viết tắt của các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, môi trường và luật pháp)

·         Porter's Five Forces (công cụ để phân tích sự cạnh tranh)

·         Đánh giá 7-S (xem xét các kỹ năng, phong cách, chiến lược, đội ngũ nhân viên, cơ cấu, hệ thống và các giá trị được chia sẻ của bạn)

·         Ma trận Thị phần Tăng trưởng BCG (biểu đồ do Tập đoàn Tư vấn Boston lập ra để minh họa từng lĩnh vực kinh doanh chiến lược theo tốc độ tăng trưởng và thị phần)

·         Phân tích SWOT (từ viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa)

Phụ lục có thể được thêm vào cuối với thông tin bổ sung, chẳng hạn như:

·         Rủi ro và rào cản đối với việc thực hiện

·         Tóm tắt một trang về các phần trạng thái trong tương lai và hiện tại

 

2. Phần trạng thái tương lai

Phần tiếp theo mô tả trạng thái mong muốn trong tương lai của công ty. Phần này thường dài khoảng 10 đến 15 trang và dựa trên các cuộc hội thảo và phỏng vấn mà Dwivedi tổ chức với các nhân viên chủ chốt.

Phần trạng thái tương lai nên bao gồm các yếu tố sau:

·         Mục tiêu chiến lược

·         Tuyên bố tầm nhìn tóm tắt những khát vọng của công ty cho tương lai

·         Tuyên bố sứ mệnh và các giá trị cốt lõi và mọi thay đổi dự kiến

·         Các mục tiêu rộng, cấp cao , được thể hiện trong các tuyên bố dài hạn

·         Mô hình kinh doanh trong tương lai - điều này có thể được mô tả bằng Mô hình kinh doanh

·         Đề xuất giá trị tương lai mong muốn

·         Tuyên bố về khát vọng mở rộng trên tuyên bố về tầm nhìn

 

Một hoặc nhiều phần phụ có thể được bao gồm để cung cấp thêm chi tiết về các yếu tố khác nhau và lý do tại sao chúng được chấp nhận.

3. Phần kế hoạch chiến lược

 

Phần này mô tả cách công ty của bạn sẽ thu hẹp khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn trong tương lai.

Dwivedi tổ chức một loạt các hội thảo lập kế hoạch chiến lược và các cuộc phỏng vấn với Giám đốc điều hành và các nhân viên chủ chốt để đưa ra ý tưởng về cách đạt được các mục tiêu của công ty. Những phiên này thường dẫn đến một danh sách ngắn gồm 5 đến 10 ý tưởng để nghiên cứu thêm. Dựa trên khả năng của công ty, những sáng kiến ​​này nên được thu hẹp thành 3-5 sáng kiến ​​sẽ dẫn doanh nghiệp đến các mục tiêu của mình một cách bền vững và có lợi nhuận. Trong suốt quá trình, doanh nhân và nhóm của họ làm việc chặt chẽ với nhà tư vấn.

 

“Lập kế hoạch chiến lược là nghệ thuật nói không hơn nghệ thuật nói có,” Dwivedi nói. 

 

“Là một doanh nghiệp, bạn có thể làm một triệu việc. Lý do mà các doanh nhân thường chạy theo vòng tròn là họ không biết phải làm việc gì. Họ bị phân tâm bởi một quả bóng sáng bóng màu đỏ, như thiết kế lại logo hoặc trang web hoặc nền tảng truyền thông xã hội mới nhất. 

Lập kế hoạch chiến lược là việc tìm kiếm một danh sách ngắn các dự án có tác động cao nhất . Đó là một bộ lọc. "

 

Phần này thường dài từ 10 đến 15 trang và bao gồm các yếu tố sau:

·         Định hướng của công ty - một cái nhìn tổng thể về những gì bạn cần làm để đạt được mục tiêu của mình

·         Các ưu tiên chiến lược - danh sách các dự án chính của bạn

·         Chi tiết về các hành động cần thiết cho từng chiến lược

·         Dự báo tài chính theo thị trường, sản phẩm và các danh mục tiềm năng khác

·         Kế hoạch hành động - bảng tính một trang liệt kê từng hành động, người chịu trách nhiệm thực hiện và có liên quan, tiến trình hoàn thành và chỉ báo hiệu suất chính để theo dõi tiến độ

 

“Kế hoạch hành động là một bản tóm tắt đơn giản của toàn bộ kế hoạch và nên được nhóm của bạn liên tục tham khảo để đảm bảo các hành động hàng ngày của họ bổ sung vào kế hoạch chiến lược,” Dwivedi nói.

4. Tóm tắt tổng quan

Khi Dwivedi làm việc với khách hàng của mình, anh ta thường kết thúc quá trình lập kế hoạch chiến lược bằng cách viết một bản tóm tắt tổng quan dài một hoặc hai trang . Mặc dù nó được viết sau cùng, nhưng bản tóm tắt tổng quan được trình bày đầu tiên trong báo cáo cuối cùng.

 

Dwivedi nói: “Hãy coi nó giống như việc làm một bản tóm tắt sách: Bạn chỉ có thể làm điều đó nếu bạn đã đọc toàn bộ cuốn sách.

Bản tóm tắt bao gồm các tuyên bố về tầm nhìn và sứ mệnh của công ty và mô tả rất ngắn gọn về các yếu tố sau:

·         Công ty và các sản phẩm hoặc dịch vụ của nó

·         Mục tiêu chiến lược

·         Những thách thức chính bên trong và bên ngoài

·         Tổng quan tài chính

·         Các ưu tiên chiến lược - các dự án cần thiết để đạt được các mục tiêu

·         Kế hoạch hành động - các bước cụ thể trong từng dự án

 

Nó cũng có thể hữu ích khi bao gồm một tiểu mục nhỏ hoặc hộp nêu bật những quan sát hoặc phát hiện chính về công ty và mục tiêu của công ty.

Mẹo để lập kế hoạch chiến lược

Dwivedi chia sẻ một số mẹo bổ sung về cách viết các kế hoạch chiến lược:

·         Kế hoạch chiến lược cuối cùng được trình bày theo thứ tự ngược lại Để
làm cho chúng dễ hành động hơn, các kế hoạch chiến lược thường được trình bày theo thứ tự ngược lại so với thứ tự từng lĩnh vực được thảo luận trong bài tập lập kế hoạch chiến lược.

 

Trong phần kế hoạch cuối cùng, các phần xuất hiện theo thứ tự sau:

1.      Tóm tắt tổng quan

2.      Kế hoạch trạng thái trong tương lai

3.      Kế hoạch chiến lược với kế hoạch hành động

4.      Tình trạng hiện tại

 

Dwivedi nói: “Bản tóm tắt tổng quan và kế hoạch trạng thái trong tương lai được đưa lên hàng đầu vì chúng tôi muốn nhấn mạnh mục đích của toàn bộ việc thực thi, đó là tạo ra một lộ trình để đạt được mục tiêu của bạn.

“Bạn không muốn chuyển sang trạng thái tương lai nếu trạng thái hiện tại không chính xác.”

·         Rõ ràng và ngắn gọn
Kế hoạch phải rõ ràng và ngắn gọn. Sẽ rất hữu ích khi trình bày nó dưới dạng tài liệu PowerPoint, cung cấp định dạng có thể truy cập trực quan, trong đó thông tin dễ tìm và xem. Độ dài tối ưu là khoảng 40 đến 70 trang . Nếu ngắn hơn và bạn có nguy cơ bỏ qua thông tin quan trọng; nếu dài hơn, kế hoạch có thể bị sa lầy vào quá nhiều chi tiết, khó thực hiện hơn.

Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình phức tạp và tốn thời gian , nhưng nó rất đáng để định hướng cho sự phát triển lâu dài của bạn.  

Nguồn: BDC CA

How to write a strategic plan | BDC.ca